Jawaban SIM No 3 - Implementasi TI

Bagaimana organisasi/perusahaan di tempat anda bekerja menerapkan TI

Bisa dibayangkan betapa repotnya apabila data dan informasi yang ada dalam sebuah organisasi atau institusi tidak dikelola dalam sebuah sistem informasi.Hal ini tentunya akan mempersulit manajemen dan pihak-pihak terkait dalam melakukan penelusuran informasi yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan.

Sistem informasi manajemen mempermudah manajemen dalam melakukan fungsi pengambilan keputusan serta memberi dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen.

Banyak yang beranggapan bahwa pengelolaan sistem informasi manajemen hanya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan besar saja,ternyata dalam kenyataan di lapangan banyak perusahaan dengan level home industri dan UKM yang memilki kesadaran akan pentingnya pengelolaan sistem informasi Manajemen.

Praktek pengelolaan SIM dalam level ini biasanya masih bersifat sederhana dan belum terlalu kompleks.Kesadaran ini cukup bagus,karena ini berarti ada pengakuan bahwa arus informasi adalah sama pentingnya dengan arus uang,manusia dan bahan-bahan pengurusan organisasi yang efektif.Dengan pengelolaan yang baik terhadap arus informasi akan tercipta sebuah sistem yang efektif dalam pengambilan keputusan dan praktek fungsi manajemen,dengan kata lain pengelolaan ini akan mengurangi dalam jumlah tingkat manajemen yang ada dalam hierarki karena para pimpinan/manajer tidak lagi perlu membuat keputusan rutin.

I. Konsep dasar Sistem Informasi Manajemen

Bridgemen dan Green dalam bukunya : “Corning to term with advanced Management Information Systems” menyatakan bahwa :

“SIM dapat disamakan dengan suatu susunan sayaraf yang akan membantu manajemen untuk merasakan ketidakseimbangan yang terdapat,dan mengawasi organisasi/perusahaan secara lebih efektif,tetapi manajemen masih tetap merupakan coraknya.

Ada sebuah nilai penting penggunaan SIM dalam manajemen perusahaan. Yakni kepraktisan dan keefisienan dalam transformasi informasi. Karena ditengah-tengah kemajuan era informasi yang semakin cepat, setiap perusahaan harus semakin cepat mengakses informasi di dunia bisnis maupun pada bidang-bidang lain yang mempengaruhi bisnisnya. Karena jika tidak, maka perusahaan akan tertinggal dalam kemajuan arus informasi maupun teknologi, padahal itu adalah salah satu aspek yang mendukung keberhasilan kinerja perusahaan.

Sebuah Sistem Informasi manajemen (SIM) adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan informasi yang terintegrasi dari komponen-komponen manual dan komponen-komponen komputerisasi yang bertujuan untuk menyediakan fungsi-fungsi operasional yang mendukung pembuatan keputusan manajemen dengan menyediakan informasi yang dapat digunakan oleh pembuat keputusan untuk merencanakan dan mengontrol kegiatan perusaahaan .


II. Konsep Informasi

Sistem Informasi manajemen berhubungan dengan informasi.Informasi adalah sebuah istilah yang tidak tepat dalam pemakaiannya secara umum.Informasi dapat mengenai data mentah,data tersusun,kapasitas sebuah saluran komunikasi,dsb.

Informasi memperkaya penyajian,mempunyai nilai kejutan,atau mengungkap sesuatu yang penerimanya tidak tahu atau tidak tersangka.Dalam dunia yang tidak menetu informasi mengurangi ketidakpastian.

Arus Informasi dalam sebuah organisasi

Hirarki dalam organiasi mempengaruhi sistem informasi ; dan struktur hirarki merupakan kerangka dasar disekitar mana sistem informasi diorganisasikan. Dengan beberapa pengecualian, dan tanpa mempertimbangkan jenis informasi lain yang telah ada, maka sistem informasi disusun untuk mengalirkan informasi sesuai dengan hirarki.Dan informasi biasanya diringkaskan untuk setiap lapisan dengan cara sebagai berikut: informasi yang dihasilkan oleh suatu organisasi digabungkan dengan informasi lain dari lapisan bersangkutan, dan kemudian dialirkan kelapisan yang lebih tinggi, dan pada lapisan terakhir tersebut kemudian dialirkan ke lapisan yang lebih tinggi lagi. Biasanya beberapa tambahan rincian diberikan kepada lapisan yang lebih atas.

Informasi juga mengalir kebawah sesuai dengan hirarki dalam bentuk pengarahan, kebijaksanaan, dan pedoman tindakan, jenis informasi seperti ini kurang tercampuri prosesnya oleh computer, dan jumlahnya juga tidak terlalu banyak dibandingkan arus informasi keatas.Namun demikian, arus kebawah menggambarkan bagian penting dari sistem informasi dan komunikasi karena ia mengalirkan dan mengarahkan kegiatan para manajer ke setiap lapisan dibawahnya.

Unit organisasi yang menaruh perhatian kepada pengembangan sistem informasi biasanya adalah departemen sistem informasi yang berbasis komputer, yang biasanya tidak menyadari pentingnya arus informasi kebawah sehingga mereka seringkali tidak melakukan upaya pengembangan sisten bagi arus informasi tersebut. Apabila arus informasi kebawah ini tidak dikembangkan secara layak, maka para manajer biasanya akan melontarkan kritik keras tentang kurangnya komunikasi dari atas. Oleh sebab itu, sudah selayaknya apabila system informasi arus kebawah perlu mendapat perhatian lebih besar dari para manajer dan para ahli sistem informasi.

Sifat sistem informasi yang diperlukan oleh suatu organisasi terutama sangat bergantung pada jenis kegiatan yang dilaksanakan serta jenis-jenis keputusan yang dibuat oleh pengguna informasi, yang mungkin saja mereka ini manajer, personil teknisi, spesialis, atau pegawai teknis dan administrasi. Kebutuhan informasi oleh manajer cenderung bervariasi sesuai dengan lapisan hirarkinya didalam organisasi, sebab sifat kegiatan manajerial cenderung berbeda pada berbagai lapisan


III. Sistem Informasi Sebagai Suatu Sistem

Sistem informasi menerima masukkan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai instruksi,dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem:Masukan, pengolahan, dan keluaran adalah cocok bagi contoh kasus sistem pengolahan informasi yang paling sederhana dimana semua masukan tiba secara bersamaan.Tetapi hal ini jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering mebutuhkan data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. Karena itu ditambahkan sebuah penyimpan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi. Dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dsimpan dan dikumpulkan sebelumnya.Setelah ditambahkan penyimpan data, fungsi pengolah informasi bukan lagi hanya mengubah data menjadi informasi tetapi juga menyimpan data untuk penggunaan kelak. Model dasar pengolahan informasi berguna dalam memahami bukan saja keseluruhan sistem pengolahan informasi, tetapi juga untuk penerapan penolahan informasi secara tersendiri.Setiap penerapan dapat dianalisis menjadi masukan, penyimpanan, pengolahan, dan keluaran.

Sistem pengolahan informasi memilki subsistem fungsional seperti perangkat keras,sistem pengoperasian,sistem komunikasi,dan sistem database.ia juga memiliki sub sistem seperti masukan pesanan dan penagihan,dan daftar gaji serta personalia.

IV. Model Pengolahan Informasi Untuk Memjelaskan Struktur Keorganisasian.

Kebutuhan sebuah organisasi untuk mengelola informasi (atau Banyaknya Pengolahan Informasi banyaknya informasi) adalah sebuah fungsi dari faktor-faktor berikut ini :

• Ketidakpastian tugas ;semakin besar ketidakpastian tuga,semakin besar pula jumlah informasi yang harus diolah untuk menjamin efektivitas prestasi.
• Banyaknya unsur relevan untuk pengambilan keputusan.
• Saling ketergantungan unit keorganisasian.

Tanggapan keorganisasian atas Kebutuhan pengelolaan Informasi

Dengan anggapan bahwa banyaknya pengolahan informasi yang dibutuhkan sebuah organisasi adalah sebuah fungsi ketidakpastian tugas,banyaknya elemen yang relevan untuk pengambilan keputusan,serta salaing ketergantungan maka langkah berikutnya adalah memungkinkannya mengatasi beban pengolahan informasi.tanggpan-tanggpan ini adalah :

1. Prosedur pengoperasian dan aturan keputusan
Koordinasi akan jauh lebih sederhana bila perilaku keorganisasian dapat dispesifikan di muka melalui prosedur pengoperasian dan aturan keputusan.

2. Hirarki wewenang
Suatu hirarki wewenang digunakan untuk menangani situasi luar biasa yang tak terdapat dalam aturan keputusan dan prosedur pengoperasian.Kelainan diteruskan ketingkat lebih tinggi dalam organisasi.Konflik dua unit keorganisasian dinaikkan pada eksekutif yang bertanggung jawab atas keduanya.

3. Subsistem Mandiri
Ketidakpastian tugas-tugas keorganisasian membatasi manfaat aturan keputusan dan prosedur pengoperasian.Hal ini juga membatasi manfaat sebuah hirarki wewenang karena beban pengolahan yang ditimbulkan oleh banyaknya tanggapan yang dibutuhkan oleh para eksekutif.Sebuah tanggapan keorganisasian atas kondisi ini adalah mendefinisikan berbagai bagian organisasi sebagai subsistem mandiri.

4. Sumber daya Lentur
Saking ketergantungan yang menyebabkan komunikasi dan pengolahan informasi keorganisasian dapat dikurangi dengan mengendorkan spesifikasi dalam mana tiap unit keorganisasian beroperasi atau melalui penyediaan sumber daya lebih banyak.

5. Struktur mandiri
Organisasi kelompok produk adlah sebuah contoh struktur mandiri.

6. Sistem Informasi Vertikal


Bentuk keorganisasian Lateral

Bentuk keorganisasian ini merupaka cara untuk meningkatkan kapasiatas pengolaha informasi dalam organisasi.Bentuk-bentuknya adalah :
- Kontak Langsung(Direct ContacT)
- Gabungan(Liaison)
- Gugus Tugas(Task force)
- Regu(teams)
- Pemandu tugas(Task Force)
- Organisasi Matriks

Semua metode didaftar dalam urutan kira-kira menurut penggunaan mereka salam situasi ketidakpastian tugas.Sebuah organisasi dengan tugas yang sangan tidak pasti akan cenderung menggunakan lebih banyak metode.

Penggunaan data base komputer dapat mempunyai efek terhadap komunikasi lateral.Bila memungkinkan bagi sebuah unit interface mengadakan jangkauan kepada data base untuk mempelajari faktor-faktor yang diterbitkan sub unit lain yang mempengaruhi prestasinya,maka kebutuhan hubungan lateral dapat dikurangi atau efesiensi hubungan lateral bisa meningkat.

Aplikasi Sistem Informasi Manajemen

Proses Penanganan Pesanan Perusahaan Garsel “Home Industri” Tas, Sepatu, dan Sandal

Keterangan Flowchart per divisi dalam hal penanganan pesanan

Divisi Penjualan.
Divisi penjualan menerima pesanan langsung dari pelanggan karena divisi ini bersentuhan langsung dengan konsumen.Biasanya ada dua jenis pesanan yaitu pesanan yang langsung dilakukan pelanggan atau pesanan dari agen-agen penjualan yang telah diberi kepercayaan dari pihak perusahaan untuk melakukan penjualan secara direct selling di masyarakat.

Pertama pesanan masuk ke petugas di bagian penjualan kemudian petugas tersebut melakukan pendataan terhadap pesanan tersebut biasanya hal-hal tersebut berkenaan dengan Jenis barang, no.Kode barang, Ukuran Barang, dan pesanan dilakukan atas nama siapa(jenis terakhir ini hanya untuk pesanan dari agen penjualan).

Kemudian data pesanan tadi di input ke sistem informasi yang berupa komputer berisi database penjualan dan stok barang yang terdapat di setiap toko Garsel.Setelah dilakukan perekaman terhadap pesanan kemudian terjadi transaksi penjualan yang disertai dengan dicetaknya surat jalan untuk menandai adanya barang keluar setelah pelanggan menerima surat jalan maka barang diserahkan pula sesuai pesanannya.Transaksi ini megharuskan bagian penjualan megirimkan data transaksi dan pesanan ke bagian gudang untuk melakukan updating mengenai stok persediaan terkini.

Divisi Gudang
Bagian ini biasanya menampung hasil produksi berupa barang yang siap dijual,Pencatatan persediaan di bagian ini dilakukan menggunakan kartu stok yang nantinya akan dikeluarkan apabila terjadi pesanan terhadap barang tertentu.

Barang yang dipesan kemudian dikirim ke bagian penjualan sesuai permintaan yang dikirimkan bagian penjualan ke gudang.Kemudian data tersebut akan digunakan untuk melakuikan up dating mengenai kartu stok yang masih tersedia di gudang.Biasanya data-data ini mencakup Jenis barang,no.Kode barang,Ukuran Barang,dan pesanan dilakukan atas nama siapa(jenis terakhir ini hanya untuk pesanan dari agen penjualan).

Bagian Keuangan
Bagian keuangan bertugas mengeluarkan surat jalan dan melakukan rekapitulasi mengenai no.surat jalan dan no pesanan.Kemudian bagian keuangan akan menerbitkan tagiah dan surat jalan sesuai harga yang harus dibayar dalam pesanan yang diajukan bagian penjualan.

Penjabaran Flowchart secara utuh dalam satu arus pengolahan Informasi.

1. Sebagai awal dari penangan pesanan adalah diterimanya pesanan oleh bagian penjualan dari konsumen.
2. Bagian penjualan melakukan pendataan terhadap pesanan tersebut mengenai berbnagai informasi yang dibutuhkan untuk melakukan up dating stock dan pemeriksaan ketersediaan barang.
3. Apabila barang tersedia maka transaksi penjualan dilakuka saat itu juga tanpa menunggu konfirmasi dari pihak gudang mengenai ketersediaan barang.
4. Transaksi itu akan menimbulkan penerbitan surat jalan dari bagian keuangan yang disertai tagihan,kemudian dokumen-dokumen tersebut dikirim ke bagian penjualan untuk diserahkan pada konsumen.
5. Setelah terjadi transaksi bagian penjualan mengirim data transaksi ke bagian gudang untuk dilakukan rekapitulasi stok.Apakah perlu dilakukan suplai le bagian penjualan ata tidak.
6. Dalam no 3 apabila barang out of stock di bagian penjualan maka perlu dilakukan konfirmasi ke bagian gudang.
7. Gudang akan melakukan pengecekan dalam kartu persediaannya.
8. Bila Barang yang dipesan tersedia maka barang akan dikirim ke bagian penjualan untuk memenuhi permintaan pelanggan.
9. Konfirmasi ini juga dikrim ke bagian keuangan untuk penerbitan surat jalan dan tagihan

Hubungan Antara Dasar Teori Dengan Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Di GARSEL “Home Industri” tas, Sepatu, dan Sandal.

Ada sebuah nilai penting penggunaan SIM dalam manajemen perusahaan. Yakni kepraktisan dan keefisienan dalam transformasi informasi.Hal ini dikarenakan

Sebuah Sistem Informasi manajemen (SIM) adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan informasi yang terintegrasi dari komponen-komponen manual dan komponen-komponen komputerisasi yang bertujuan untuk menyediakan fungsi-fungsi operasional yang mendukung pembuatan keputusan manajemen dengan menyediakan informasi yang dapat digunakan oleh pembuat keputusan untuk merencanakan dan mengontrol kegiatan perusaahaan .

Seperti halnya teori diatas peusahaan ini juga merasakan benefit dari praktek SIM dalam proses penangan pesanan sehingga dengan ditetapkannya sistem atas setiap pesanan maka pihak manajemen tidak harus melakukan kegiatan rutin yang bisa menghabiskan energi untuk menangani pesanan yang masuk.

Hirarki dalam organiasi mempengaruhi sistem informasi ; dan struktur hirarki merupakan kerangka dasar disekitar mana sistem informasi diorganisasikan. Dengan beberapa pengecualian, dan tanpa mempertimbangkan jenis informasi lain yang telah ada, maka sistem informasi disusun untuk mengalirkan informasi sesuai dengan hirarki. an informasi biasanya diringkaskan untuk setiap lapisan dengan cara sebagai berikut: informasi yang dihasilkan oleh suatu organisasi digabungkan dengan informasi lain dari lapisan bersangkutan, dan kemudian dialirkan kelapisan yang lebih tinggi, dan pada lapisan terakhir tersebut kemudian dialirkan ke lapisan yang lebih tinggi lagi. Biasanya beberapa tambahan rincian diberikan kepada lapisan yang lebih atas.

Dalam penanganan pesanan di Garsel menganut sistem yang nyaris sama dengan teori tersebut dimana informasi yang dihasilkan oleh bagian penjualan digabungkan dengan informasi di gudang untuk melakukan updating stock, atau adanya dasar penerbitan surat jalan oleh bagian keuangan yang harus didasarkan pada informasi dari bagian gudang atau bagian penjualan.

Sistem informasi menerima masukkan data dan instruksi,mengolah data tersebut sesuai instruksi,dan mengeluarkan hasilnya. Model dasar sistem: Masukan, pengolahan, dan keluaran adalah cocok bagi contoh kasus sistem pengolahan informasi yang paling sederhana dimana semua masukan tiba secara bersamaan. Tetapi hal ini jarang terjadi. Fungsi pengolahan informasi sering mebutuhkan data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya. Karena itu ditambahkan sebuah penyimpan data file (data file storage) ke dalam model sistem informasi.Dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dsimpan dan dikumpulkan sebelumnya. Setelah ditambahkan penyimpan data,fungsi pengolah informasi bukan lagi hanya mengubah data menjadi informasi tetapi juga menyimpan data untuk penggunaan kelak. Model dasar pengolahan informasi berguna dalam memahami bukan saja keseluruhan sistem pengolahan informasi, tetapi juga untuk penerapan penolahan informasi secara tersendiri. Setiap penerapan dapat dianalisis menjadi masukan, penyimpanan, pengolahan, dan keluaran.

Penanganan pesanan Garsel menggunakan pola pendekatan sistem informasi sebagai suatu sistem dimana setiap transaksi pesanan selalu direkam hasil rekaman ini nantinya akan menjadi dasar perhitungan bagian keuangan dalam laporan keuangan.Input dalam bagan prosedur ini adalah pesanan dan akan menjadi output adalah barang pesanan beserta surat jalan dan tagihan yang dikeluarkan bagian keuangan dengan perpanjangan tangan bagian penjualan.